ฉันได้เรียนรู้เมื่อปีที่แล้วว่าหลายคนสนใจที่จะใช้เครื่องตัดน้ำแข็งเพื่อเริ่มการประชุมอย่างจริงจัง ฉันไม่อยากเชื่อเลยว่าจะได้รับการตอบ รับที่ดีเมื่อฉันเขียนเกี่ยวกับพวกเขาเมื่อปีที่แล้วและอีกครั้งเมื่อสองสามเดือนก่อน

การเปิดเวิร์กช็อปและเซสชันโดยเจตนาสามารถช่วยสร้างเวทีสำหรับงานข้างหน้าได้ ดังนั้นเมื่อJanice Haraydaถามฉันว่าฉันมีคำแนะนำที่เกี่ยวข้องสำหรับผู้ปิดการประชุมที่รอบคอบ ฉันตื่นเต้นที่จะเจาะลึกเข้าไปในชุดเครื่องมือของฉันและแบ่งปันวิธีการที่ฉันชื่นชอบสำหรับ สิ้นสุดการประชุมเชิงปฏิบัติการหรือการประชุมโดยมีวัตถุประสงค์

หากคุณกำลังมองหาวิธีสรุปการประชุมที่มีความหมายและนำไปใช้ได้จริง ลองดูตัวเลือก 5 ข้อนี้สำหรับการปิดเซสชันครั้งต่อไปของคุณ มีการจัดระเบียบตามสถานการณ์ที่ผู้นำและผู้อำนวยความสะดวกมักพบในการประชุม พร้อมคำแนะนำที่นำไปใช้ได้จริงสำหรับแต่ละคน

ปิดท้ายการประชุมของคุณด้วย:

1. เมื่อคุณต้องการให้ทุกคนจัดตำแหน่งในขณะที่พวกเขายังอยู่ในห้องแทนที่จะแฮ็กรายละเอียดที่สำคัญผ่านเธรดอีเมลที่มีความยาว

• วิธีสรุปผล:ใช้วิธี Horizons เมื่อสิ้นสุดเวิร์กช็อปเชิงกลยุทธ์ Design Sprint หรือการประชุมหลายชั่วโมง/วัน เพื่อจัดระเบียบสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป และใครจะรับผิดชอบดำเนินการภายในเวลาใด นี่คือคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการออกกำลังกาย
• ทำไมถึงได้ผล:กิจกรรมนี้เชิญชวนให้ทั้งกลุ่มระบุและมีส่วนร่วมในขั้นตอนถัดไป รายการดำเนินการ และงานที่สำคัญ นอกจากนี้ยังขอให้บุคคลมอบหมายความเป็นเจ้าของให้กับงานของตนด้วยตนเอง ด้วยการทำงานร่วมกันและอนุญาตให้สมาชิกในกลุ่มตัดสินใจว่ารายการการกระทำใดที่พวกเขาต้องการจะสนับสนุน มีการซื้อมากขึ้นซึ่งนำไปสู่การทำงานที่ล้มเหลวน้อยลง

• วิธีสรุป:หลังจากที่คุณระบุขั้นตอนต่อไปอย่างชัดเจนแล้ว ให้เปิดประตูทิ้งไว้เพื่อรับความคิดและการสนทนาเพิ่มเติม ฉันชอบบอกทีมต่างๆ ว่า “ต่อไปเราจะทำ X, Y และ Z แต่ถ้าคุณมีความคิดอื่น โปรดส่งอีเมลถึงฉันพร้อมไอเดียหรือรายการดำเนินการของคุณเมื่อคุณคิดออก”
• ทำไมถึงได้ผล:ตรงกันข้ามกับวิธี Horizons (ซึ่งเป็นการฝึกยุทธวิธีในช่วงเวลานั้นมากกว่า) ตัวเลือกนี้ทำให้ขั้นตอนต่อไปรู้สึกเหมือนเป็นการสนทนาแบบเปิดที่สร้างพื้นที่สำหรับการป้อนข้อมูลอย่างตรงไปตรงมาและการสนทนาที่ต่อเนื่อง สิ่งนี้มีความสำคัญเนื่องจากสิ่งต่าง ๆ จะพลาดและผู้คนรู้สึกเหนื่อยล้าหลังจากวันที่เข้มข้นของการประชุม แต่ข้อเสนอให้ผู้คนติดตามเปิดโอกาสให้แนวคิดอื่น ๆ และข้อมูลที่สำคัญที่ไม่ได้เกิดขึ้นในขณะนั้น

• วิธีสรุปผล:หลังจากแชร์ขั้นตอนต่อไปแล้ว ขอให้ผู้เข้าร่วมส่งคำแนะนำโดยไม่เปิดเผยตัวตนเพื่อให้โครงการริเริ่มประสบความสำเร็จ (ผู้คนจะซื่อสัตย์มากขึ้นเมื่อพวกเขาแชร์โดยไม่เปิดเผยตัวตน ซึ่งจะช่วยให้คุณเข้าใจความจริงของสถานการณ์ได้เร็วขึ้นมาก) แจกกระดาษโน้ตและให้ตอบคำถาม เช่น “อะไรสำคัญที่ต้องพิจารณาเมื่อเราเริ่มแผน” “คุณคิดว่าเราควรคาดหวังคำถามอะไรบ้าง” “ผู้คนจำเป็นต้องรู้หรือรู้สึกอย่างไรจึงจะประสบความสำเร็จ” “เราอาจต้องใช้ตัวปิดกั้นอะไรในการนำทาง”
• ทำไมมันถึงใช้งานได้:ทุกองค์กรมีวัฒนธรรมที่เป็นเอกลักษณ์ของตนเอง และพร้อมกับความท้าทายและอุปสรรคที่ซ่อนอยู่ในการสร้างโมเมนตัมเกี่ยวกับสิ่งใหม่ๆ ความรู้ส่วนใหญ่มักจะเป็นแบบเชิงสถาบัน ดังนั้นฉันจึงชอบขอข้อมูลเหล่านี้จากทีม เพราะมันช่วยให้ฉันคาดการณ์ได้ว่าแผนจริง ๆ จะเป็นอย่างไร และจะก้าวนำหน้าอุปสรรคได้อย่างไร จุดประสงค์ของแบบฝึกหัดนี้ไม่ได้เกี่ยวกับขั้นตอนถัดไปเกี่ยวกับยุทธวิธี และเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถสร้างหรือทำลายได้ไม่ว่ากลยุทธ์จะสำเร็จหรือไม่ (ผู้คนต้องรู้สึกอย่างไรจึงจะประสบความสำเร็จ พวกเขาต้องการให้แผนแบ่งปันกับพวกเขาอย่างไร ใครควรแบ่งปัน สิ่งที่พวกเขาอาจกังวล ฯลฯ) แนวทางนี้ให้ความสำคัญกับมนุษย์จริงที่จะได้รับผลกระทบจากงาน และมีทัศนคติและความเชื่อที่มีความสำคัญต่อการพิจารณาเพื่อให้ประสบความสำเร็จ บันทึก:

• วิธีสรุป:เพียงแค่ขอให้แต่ละคนไตร่ตรองว่าพวกเขารู้สึกอย่างไรเมื่อคุณปิด ฉันชอบใช้ข้อความนี้ร่วมกับผู้ตัดน้ำแข็งนี้เมื่อเริ่มเซสชัน “บอกได้คำเดียวว่าคุณรู้สึกอย่างไรเมื่อสิ้นสุดเวลาที่เราอยู่ด้วยกัน” (เพิ่มเติมเกี่ยวกับ icebreaker prompts/inspo ที่นี่ )
• ทำไมถึงได้ผล:มันทำให้เซสชั่นครบวงจรและช่วยให้เราประเมินว่าเราไปถึงจุดที่เราต้องการแล้วหรือยัง หลังจากทำงานอย่างเข้มข้นแล้ว การลงท้ายด้วยข้อความจากคนและให้เวลาคนอื่นตรวจสอบอาจเป็นจุดสัมผัสที่ดีจริงๆ นอกจากนี้ ยังถือว่าฉันต้องรับผิดชอบในฐานะผู้อำนวยความสะดวกด้วย ถ้าคนในห้องถึงสถานะที่ต้องการ ก็หมายความว่าฉัน ทำงานได้ดี หากไม่เป็นเช่นนั้น ก็เปิดโอกาสให้เราระบุตำแหน่งที่ต้องการการทำงานหรือความชัดเจนเพิ่มเติม (ออกจากห้องเพื่ออภิปรายที่นี่ หากจำเป็น)

• วิธีสรุป: Sonia Soltaniแบ่งปันแนวคิดนี้กับฉันและฉันชอบมันมาก: “ให้ผู้เข้าร่วมเลือกคำมั่นสัญญาเล็กๆ น้อยๆ ที่พวกเขากำลังทำตามข้อมูล/กิจกรรมที่แบ่งปันระหว่างการประชุมหรือการฝึกอบรม พวกเขาสามารถทำสิ่งนี้ได้อย่างอิสระหรือแบ่งปันกันในกลุ่ม”
• ทำไมถึงได้ผล:ฉันชอบแนวคิดของ Sonia เพราะมันขอให้ผู้คนประกาศต่อหน้าเพื่อน ๆ ว่าพวกเขาจะทำอะไรต่อไป การเชื่อมโยงงานกับสิ่งที่อยู่ข้างหน้าเป็นสิ่งสำคัญมาก และทำให้โมเมนตัมดำเนินต่อไป ซึ่งเป็นสิ่งที่พร้อมท์การปิดนี้ทำ Sonia แนะนำให้บันทึกการประกาศเหล่านี้เป็นลายลักษณ์อักษรหรือผ่านกระดานไวท์บอร์ดเสมือนจริง ในบางกรณี เธอแนะนำให้คนจับคู่กันเพื่อ “แบ่งปันความมุ่งมั่นเป็นคู่ๆ จากนั้น พวกเขาแลกเปลี่ยนข้อมูลกับหุ้นส่วนและกลายเป็น “เพื่อนที่มีความรับผิดชอบ” เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าแม้หลังจากการประชุมเชิงปฏิบัติการสิ้นสุดลง ขั้นตอนที่เพิ่มเข้ามานี้ไม่เพียงแต่ช่วยเรื่องความรับผิดชอบเท่านั้น แต่ยังหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะส่งเสริมความรู้สึกสนับสนุนระหว่างพันธมิตร นี่เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานเป็นทีม หรือเมื่อคุณมีโอกาสจับคู่ผู้คน

เพื่อให้งานเดินหน้าต่อไป ให้เพิ่มองค์ประกอบการปิดนี้ในเซสชันถัดไปของคุณ ไม่เพียงแต่จะส่งเสริมความรู้สึกของความสมบูรณ์และความสำเร็จเท่านั้น แต่ยังช่วยรักษาโมเมนตัมเพื่อให้ความคิดริเริ่มดำเนินไปในทิศทางที่ถูกต้อง

ปรบมือให้ฉันด้วยความรักถ้าคุณวางแผนที่จะลองสิ่งนี้ และเพิ่มคำแนะนำของคุณเองลงในรายการนี้โดยการแสดงความคิดเห็นด้านล่าง ฉันชอบการเรียนรู้จากเพื่อนผู้อำนวยความสะดวก!